Protocollo decentrato del Comune

ORARIO:
da lunedì a venerdì dalle 8.30 alle 13.00; lunedì e giovedì pomeriggio dalle 15.00 alle 17.30

In fase di sperimentazione

Progetto Protocollo decentrato: rapporti più facili con il Comune
Alcune sedi periferiche dell'ente sono ora abilitate al protocollo dei documenti. I cittadini possono consegnarli a loro direttamente, senza doversi recare al Protocollo generale.

A partire dalla fine del 2005 è stato avviato, in via sperimentale,  il nuovo servizio denominato Protocollo decentrato. Il progetto s'inserisce nel percorso di semplificazione dell'attività del cittadino nei rapporti con il Comune.

In che cosa consiste il progetto?
Alcuni settori del  Comune collocati in diverse sedi periferiche dell'ente, sono state abilitati al protocollo dei documenti diretti agli uffici stessi, che i cittadini consegnano loro direttamente.

Cos'è un Protocollo?
La legge obbliga il Comune ad annotare su un apposito registro tutti i documenti che l'Ente riceve o invia a soggetti esterni. Da questo obbligo sono escluse limitatissime categorie di documenti.

L'importanza della protocollazione è evidente: garantisce la certezza giuridica al fatto che un particolare documento venga consegnato al Comune, ed entri quindi nella sua disponibilità. Di  questo il Comune è chiamato a rispondere.

La protocollazione è un'attività rilevante ed impegnativa perché annualmente sono oltre 75.000 i documenti in partenza o in arrivo al Comune di Piacenza.

Che cosa è avvenuto fino ad oggi?
Il cittadino, l'azienda o l'Ente che ha necessità di recapitare al nostro Comune, un'istanza, una segnalazione o qualsiasi altro documento ha due possibilità:
1) Utilizzare il servizio postale o corriere.
2) Consegnare il documento all'ufficio Protocollo generale, situato nella sede centrale del Comune, in prossimità di Piazzetta Grida.
E' quindi l'ufficio Protocollo generale che fa pervenire il documento all'ufficio destinatario, dopo averlo registrato. Questi passaggi tra gli uffici comportano tempi tecnici che variano a seconda della quantità di documenti che l'ufficio Protocollo deve smistare, della disponibilità di personale che recapita i documenti ecc.

Qual è il vantaggio del nuovo servizio?
Con il nuovo servizio i cittadini e le aziende possono consegnare la loro istanza o altro documento direttamente agli uffici destinatari, senza passare attraverso l'ufficio Protocollo generale.

Spesso il cittadino si reca presso gli uffici per avere informazioni su come presentare una domanda, come compilare la modulistica, cosa fare per ottenere un'autorizzazione ecc. Con il nuovo servizio egli ha la possibilità di consegnare la stessa domanda, la modulistica compilata, ecc. direttamente allo stesso ufficio che ha fornito le informazioni.

Degli oltre 44.000 documenti che il Comune riceve ogni anno, almeno il 60%, viene consegnato a mano dai cittadini (il restante perviene attraverso il servizio postale). Da ciò si capisce quanto sia utile per il cittadino poter consegnare direttamente i propri documenti all'ufficio comunale, destinatario degli stessi.

Quali sono i settori interessati?
Si è deciso di avviare una prima sperimentazione del protocollo decentrato in quei settori che si caratterizzano per il corposonumero di documenti in arrivo dai cittadini o dalle aziende. In una seconda fase il servizio sarà esteso ad altri uffici.

Questa nuova attività ha avuto da subito un forte impatto sugli uffici interessati, che sono stati dotati di attrezzature informatiche; è stato individuato e formato il personale addetto alla funzione di Protocollo. In tutto l'Ente, sono circa un centinaio gli addetti che, oltre a svolgere le altre attività d'ufficio, sono coinvolti nella protocollazione degli atti.

Non è da escludere che quando la nuova offerta di servizio sarà conosciuta e utilizzata da tutti i cittadini, s'imporranno anche scelte organizzative strutturali come la creazione di sportelli, cambio di orari ecc.

Come sta andando il nuovo servizio?
Già dai primi giorni l'impatto sui cittadini è sembrato positivo. Gli uffici ci hanno comunicato il riscontro favorevole. Benché non sia stata ancora data una informazione generale sull'attivazione del progetto, nei primi 21 giorni lavorativi della sperimentazione sono stati ben 1900 i documenti che i cittadini hanno potuto consegnare direttamente all'ufficio competente.
Ciò significa che ogni giorno almeno 90 cittadini o aziende hanno usufruito di questa nuova possibilità.

I SETTORI PRESSO I QUALI È STATO ATTIVATO IL SERVIZIO
Sportello unico per l'edilizia e le attività produttive (compresa Urbanistica)
Sede: via Scalabrini n.11
I documenti più ricorrenti che l'ufficio riceve sono:
- denuncia inizio attività edilizia
- richiesta permesso di costruire
- domande riguardanti piani di lottizzazione
- richieste certificati di destinazione urbanistica
- richieste di agibilità degli immobili
- richieste di certificazione di idoneità degli alloggi.

Servizi Sociali
Sede: via Taverna n.39/ presso lo sportello sociale
I documenti più ricorrenti che l'ufficio riceve sono:
- domande di assegnazione di alloggio di Edilizia residenziale pubblica
- domande di contributo per l'affitto  
- domande di assegno di cura
- domande di assegno di maternità
- domande di contributo per indigenti
- richieste di accesso ai servizi sociali

Servizio Invalidi
Sede : viale Beverora 57
I documenti che l'ufficio riceve riguardano l'ottenimento dell'indennità di accompagnamento di invalidità.

Commercio
Sede: Viale Martiri della Resistenza, 8
I documenti più ricorrenti che l'ufficio riceve riguardano:
- apertura, cessione o subentro di attività commerciali
- domande per autorizzazione manifestazioni
- commercio ambulante e fisso
- attività dei pubblici esercizi
- artigianato, rivendita giornali, somministrazione, alimenti e bevande, taxi ecc.

Servizio Entrate
Sede : viale Pubblico Passeggio 42
I più  ricorrenti documenti che l'ufficio riceve riguardano:
- denuncia di immobile ai fini ICI comprese le relative variazioni
- ricorsi per ICI o altri tributi comunali
- domande di occupazione di suolo pubblico per fiere, manifestazioni, mercati in genere,  chioschi, edicole ecc.

Servizio Ambiente
Sede: viale Beverora 57
I documenti più ricorrenti che l'ufficio riceve riguardano:
- richieste di occupazione suolo pubblico per ponteggi mobili (durata un giorno)
- richiesta di ordinanze in materia di circolazione stradale per l'esecuzione di lavori o manifestazioni
- domande di autorizzazione per emissioni in atmosfera
- dichiarazione di conformità impianti di riscaldamento
- domande di autorizzazione passo carrabile

Settore Formazione
Sede: viale Beverora 57
I documenti più ricorrenti che l'ufficio riceve riguardano:
- richieste di iscrizione agli asilo nido
- richieste di iscrizione al servizio mensa scolastica per la scuola materna, elementare e media.
- domande di accesso ai servizi integrativi per l'infanzia.

Circoscrizione 1 - Sede: via  Taverna 39
Circoscrizione 2 - Sede: via XXIV Maggio 51
Circoscrizione 3 - Sede: viale Martiri della Resistenza 8
Circoscrizione 4 - Sede: Galleria del Sole 63 - da martedì 27/07/10 c/o Centro Polifunzionale Piazza Paolo VI
I documenti più ricorrenti che le circoscrizioni ricevono riguardano:
- documentazione concernente l'attività del consiglio circoscrizionale
- segnalazioni, proposte, osservazioni riguardanti la circoscrizione (strade, fabbricati, viabilità ecc.)
- richiesta di uso sale circoscrizionali
- richiesta di assegnazione degli orti comunali.

OBIETTIVI FUTURI DEL PROGETTO
- estendere il servizio ad altri uffici (es. Polizia municipale e Settore opere pubbliche)
- uniformare per quanto possibile gli orari di apertura dei servizi
- elemento decisivo: la nuova sede unificata degli uffici
Si veda anche la scheda dedicata all'Ufficio Protocollo